Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Mötesansvarig
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en Mötesansvarig som kan ta ett helhetsansvar för planering, koordinering och kvalitetssäkring av möten inom organisationen. I denna roll blir du en central funktion för att säkerställa att interna och externa möten genomförs professionellt, strukturerat och med tydligt syfte. Du arbetar nära chefer, projektledare, administratörer och andra nyckelpersoner för att skapa effektiva mötesprocesser som sparar tid, förbättrar beslutsfattande och stärker samarbetet mellan olika team och intressenter.
Som Mötesansvarig ansvarar du för att organisera allt från mindre arbetsmöten till större ledningsmöten, workshops, kundmöten och återkommande samverkansforum. Du ser till att rätt deltagare bjuds in, att agendor är tydliga, att underlag distribueras i god tid och att tekniska och praktiska förutsättningar finns på plats. Rollen kräver god administrativ förmåga, hög servicekänsla och ett strukturerat arbetssätt, men också förmågan att vara proaktiv och identifiera förbättringsmöjligheter i hur möten planeras och genomförs.
En viktig del av arbetet är att bidra till en möteskultur där varje möte har ett tydligt mål, rätt format och ett konkret resultat. Du hjälper verksamheten att minska onödiga möten och höja kvaliteten på de möten som faktiskt behövs. Det innebär att du kan ge stöd kring mötesstruktur, dokumentation, uppföljning och digitala verktyg för samarbete. Du kan även komma att ansvara för bokning av lokaler, koordinering med leverantörer, hantering av resor eller förtäring samt uppföljning av kostnader kopplade till mötesverksamheten.
För att lyckas i rollen behöver du vara kommunikativ, noggrann och lösningsorienterad. Du trivs med att ha många kontaktytor och kan hantera flera parallella aktiviteter utan att tappa överblicken. Du är van vid att arbeta med kalendrar, bokningssystem, videomötesplattformar och dokumentationsverktyg. Du förstår vikten av sekretess, professionalism och ett gott bemötande, särskilt i sammanhang där ledning, kunder eller externa partners deltar.
Rollen passar dig som tycker om att skapa ordning, underlätta för andra och bidra till att organisationen arbetar mer effektivt. Som Mötesansvarig får du möjlighet att påverka både arbetsflöden och samarbetsformer genom att säkerställa att möten blir välplanerade, relevanta och resultatinriktade. Du blir en viktig del av verksamhetens administrativa och operativa stöd och bidrar direkt till bättre kommunikation, tydligare ansvarsfördelning och starkare genomförandekraft i organisationen.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Planera, samordna och boka interna och externa möten
- Skapa och distribuera agendor, kallelser och mötesunderlag
- Säkerställa att lokaler, teknik och digitala verktyg fungerar
- Föra mötesanteckningar och dokumentera beslut och åtgärder
- Följa upp åtgärdspunkter och påminna ansvariga deltagare
- Koordinera deltagare, tider och praktiska detaljer inför möten
- Stödja chefer och team i att förbättra mötesstruktur och effektivitet
- Hantera bokningssystem, kalendrar och mötesrelaterad administration
Krav
Text copied to clipboard!- Erfarenhet av administrativt arbete eller möteskoordinering
- Mycket god organisatorisk förmåga och känsla för struktur
- God kommunikationsförmåga i tal och skrift på svenska
- Vana att arbeta med digitala mötesplattformar och kontorsverktyg
- Förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt med hög noggrannhet
- Serviceinriktad inställning och professionellt bemötande
- Förmåga att arbeta självständigt och ta egna initiativ
- Erfarenhet av dokumentation, uppföljning och kalenderhantering
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av att planera och samordna möten?
- Hur säkerställer du att ett möte blir effektivt och målinriktat?
- Vilka digitala verktyg har du använt för möteshantering?
- Hur hanterar du ändringar i sista minuten eller dubbelbokningar?
- Har du erfarenhet av att skriva mötesprotokoll eller beslutsunderlag?
- Hur prioriterar du när flera möten behöver koordineras samtidigt?
